Regolamenti depositati e in attesa di deliberazione¶

Regolamento della Consulta Comunale della Cultura¶

Art. 1 - Istituzione, finalità e compiti¶

In attuazione all’art. 6 del vigente Statuto Comunale, l’Amministrazione Comunale di Gioia del Colle istituisce la Commissione Cultura quale spazio permanente di incontro e di confronto fra i cittadini sui servizi e le attività culturali.

La Commissione Cultura ha le seguenti finalità:

concorrere alla definizione della programmazione culturale di competenza dell’Amministrazione Comunale;
esprimere pareri e/o suggerire integrazioni alle proposte di programmazione presentate da enti convenzionati con il Comune o che operano in stretta collaborazione con esso;
concorrere alla realizzazione e alla promozione delle attività culturali.

La Commissione ha i seguenti compiti:

proporre attività e iniziative che, coerentemente agli indirizzi espressi dall’Amministrazione Comunale, favoriscano la crescita culturale e civile dei cittadini;
approvare entro il 30 settembre di ogni anno il piano programmatico delle attività culturali del Comune di Gioia del Colle dell’anno successivo, indicando gli indirizzi di carattere generale e i risultati attesi;
verificare entro il 30 aprile di ogni anno i risultati raggiunti nell’anno precedente

Art. 2 - Composizione e durata¶

La Commissione Cultura è così composta:

Dal Sindaco (o suo delegato) in qualità di Presidente, membro di diritto;
Dall’Assessore con delega alla Cultura come membro di diritto e Vice-Presidente;
Da 1 (uno) rappresentante per ciascuno dei 6 (sei) Gruppi di Lavoro tematici di cui al successivo art. 6.
Per il funzionamento della Commissione è necessaria la costituzione di almeno 2 (due) Gruppi di Lavoro tematici.
Ciascun rappresentante dei Gruppi di Lavoro resta in carica per due anni. Le nomine sono convalidate dal Sindaco, che prende atto dei nomi indicati dai Gruppi di Lavoro e ne verifica l’eleggibilità.
Ai lavori della Commissione Cultura possono partecipare altri soggetti all’uopo invitati (ad esempio: altri assessori, consulenti, funzionari).

Art. 3 – Dimissioni, decadenza e surroga dei membri¶

I membri della Commissione sono dichiarati decaduti dal Sindaco in seguito a dimissioni volontarie o in caso di 3 (tre) assenze consecutive non giustificate.

I membri decaduti sono surrogati entro un mese da una altro membro indicato dal Gruppo di Lavoro di appartenenza.

Art. 4 - Gruppi di Lavoro¶

La Commissione Cultura è l’espressione di cittadini di Gioia del Colle interessati a perseguire le finalità di cui al precedente art. 2 e disponibili a partecipare attivamente alle attività culturali del territorio.

A tale scopo sono istituiti i seguenti Gruppi di Lavoro distinti per tematiche d’interesse culturale:

Cura e valorizzazione del patrimonio
Arti performative e arti visive
Comunicazione e marketing territoriale
Turismo e valorizzazione del territorio
Attività di ricerca e progetti speciali
Tecnologie per la tutela del Patrimonio Culturale

Per “patrimonio” si intende il patrimonio librario, archeologico, archivistico ecc.

Per “arti performative” si intendono le arti della musica, del teatro, della danza e dello spettacolo in genere

Al fine di costituire i gruppi di lavoro il Sindaco convoca una o più Assemblee pubbliche. Ciascun cittadino, a partire dai 16 anni d’età, potrà contribuire alla costituzione del Gruppo di interesse formalizzando la propria adesione durante le Assemblee o comunicando all’Ufficio Segreteria del Comune di Gioia del Colle il proprio nominativo entro 3 (tre) giorni dalla realizzazione delle stesse

Ogni Gruppo di Lavoro dovrà essere composto da almeno 3 (tre) componenti;

Dopo la fase costitutiva i Gruppi di Lavoro rimarranno aperti alla partecipazione dei cittadini

Nel corso del primo incontro di ciascun Gruppo, convocato dal Sindaco o dall’Assessore alla cultura delegato, i componenti dei Gruppi di Lavoro nominano il proprio coordinatore e comunicano al Sindaco, mediante nota scritta, i nominativi indicati per la costituzione della Commissione Cultura

Gli elenchi dei nominativi dei componenti dei vari Gruppi saranno depositati presso l’Ufficio Segreteria

Ciascun Gruppo di Lavoro si riunirà secondo le modalità dallo stesso stabilite. Al coordinatore del Gruppo compete la convocazione delle riunioni nonché il coordinamento organizzativo e la definizione degli argomenti da trattare

Il coordinatore avrà altresì cura di tenere aggiornato l’elenco dei componenti di ciascun Gruppo, di comunicare le eventuali integrazioni e variazioni all’ufficio Segreteria del Comune di Gioia del Colle e di informare la cittadinanza delle singole riunioni o del calendario delle stesse, cosicché ogni cittadino possa liberamente parteciparvi.

La lista dei componenti dei gruppi di lavoro sono pubbliche e a disposizione sui siti web istituzionali del Comune.

Al fine di analizzare puntualmente specifiche problematiche legate alla realtà culturale locale, possono essere istituiti da parte della Commissione altri Gruppi di Lavoro.

Il numero, la durata e le competenze dei Gruppi di Lavoro sono determinati discrezionalmente dalla Commissione, e devono essere comunicati al Presidente ed in forma pubblica.

Art.5 - Funzionamento¶

La Commissione Cultura è convocata dal Presidente almeno 2 (due) volte all’anno e ogni qualvolta egli lo ritenga necessario o qualora almeno un terzo dei membri ne faccia richiesta scritta motivata.

La convocazione scritta, riportante l’ordine del giorno, deve essere inoltrata ai membri della Commissione cinque giorni prima della data fissata per la riunione.

Le sedute dell’Assemblea sono pubbliche.

Ogni riunione della Commissione è valida se è presente la metà più uno dei membri.

Di ogni seduta dovrà essere redatto un verbale nel quale saranno riportati i nominativi dei presenti, i principali punti della discussione e le decisioni assunte. Il verbale sarà sottoscritto dal Presidente e dal Segretario.

Le funzioni di Segretario verbalizzante saranno svolte da un membro della Commissione Cultura.

I membri della Commissione Cultura svolgono il proprio mandato a titolo gratuito e non possono vantare il diritto ad alcun compenso o rimborso;

Di norma la Commissione si riunisce presso una sala della sede municipale o in altro luogo comunicato dal Presidente nell’avviso di convocazione;

In caso di parità di preferenze, il voto del Presidente ha valore doppio;

Le determinazioni dell’Assemblea sono approvate a maggioranza assoluta dei presenti con diritto di voto. In caso di assenza del Presidente, viene sostituito dal Vice- Presidente o da un delegato della Commissione, che assume le stesse facoltà del Presidente, compresa la valenza doppia del suo voto.

Art. 6 – Presidente¶

Sono compiti del Presidente:

Rappresentare la Commissione e convocarla fissandone gli argomenti da trattare;
promuovere e coordinare le attività della Commissione;
trasmettere alla Giunta Comunale le decisioni assunte dalla Commissione e le proposte dalla stessa elaborate;
Il Presidente può delegare un membro della Commissione a svolgere il ruolo di Coordinatore.

Art. 7 - Strategie di Marketing territoriale¶

La Commissione può sviluppare strategie di Marketing Territoriale all’Amministrazione, anche in collaborazione con consulenti esterni, o short-list di tecnici o aziende certificati dal Comune, e pubblicati sul sito istituzione;

La Commissione deve presentare almeno 3 (tre) preventivi di consulenza alla Giunta Comunale, che ha facoltà di accettare il più economicamente e/o strategicamente valido, oppure proporre una strategia di marketing alternativa.

Art. 8 – Gestione Commissariale¶

In caso di gestione commissariale del Comune, le funzioni attribuite dal presente statuto al sindaco o suo delegato sono svolte dal commissario straordinario del Comune o da un suo delegato

Regolamento Streaming Consiglio Comunale¶

Articolo 1. OGGETTO¶

Il Comune di Gioia del Colle perseguendo finalità di trasparenza, pubblicità e partecipazione della collettività, prevede e disciplina con il presente Regolamento, le attività di ripresa audiovisiva, di registrazione e diffusione via web delle sedute degli organi istituzionali del Comune realizzate dagli appartenenti ad organi istituzionali del Comune stesso e da cittadini o enti esterni al medesimo.

Articolo 2. PRINCIPI REGOLAMENTARI¶

Il servizio di comunicazione pubblica delle attività istituzionali effettuato nelle modalità richiamate dall’articolo precedente, dovrà essere effettuato con rigoroso rispetto dei principi di imparzialità, obiettività e completezza. Le norme del presente regolamento integrano le altre disposizioni di legge aventi attinenza con la tutela del diritto alla riservatezza conformemente a quanto stabilito dalle leggi in materia, con lo Statuto e con i relativi Regolamenti vigenti nell’Ente.

Articolo 3. FINALITA’¶

Il Comune di Gioia del Colle attribuisce alle attività di ripresa audiovisiva, registrazione e diffusione in modalità live streaming delle sedute degli organi istituzionali dell’Ente la funzione di favorire l’informazione e la partecipazione dei cittadini all’attività politico/amministrativa dell’Ente e la sua trasparenza. Il presente Regolamento ha pertanto lo scopo di favorire e normare le attività di cui al precedente comma, facilitandone l’esercizio e garantendo il diritto della cittadinanza all’informazione ed alla conoscibilità dei lavori consiliari/ assembleari nel rispetto del regolare svolgimento delle attività istituzionali.

Articolo 4. SOGGETTI AUTORIZZATI¶

Le attività oggetto di questo regolamento possono essere realizzate da chiunque abbia interesse generale al perseguimento delle finalità di cui all’art. 3. FINALITA’. Le attività di ripresa audio-visiva e di trasmissione via web delle sedute consiliari/assembleari possono essere realizzate direttamente dai soggetti appartenenti agli uffici dell’Ente, allo scopo identificati, nonché dai soggetti componenti gli Organi istituzionali di indirizzo politico; qualora le medesime attività siano realizzate da soggetti esterni rispetto a quelli indicati dal precedente comma, questi dovranno conseguire preventiva autorizzazione del Sindaco/Presidente (indicare l’organo che rappresenta l’Ente aderente, cancellando le voci non pertinenti).

Articolo 5. AMBITO OPERATIVO¶

Per garantire la diffusione di immagini e di informazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità di trasparenza ed informazione perseguite, le riprese avranno ad oggetto unicamente gli interventi dei relatori e dei componenti degli organi istituzionali.

Le attività di ripresa audiovisiva, registrazione e diffusione/pubblicazione via web, hanno ad oggetto le sedute pubbliche degli organi istituzionali dell’Ente (indicare/elencare le attività istituzionali che si intendono sottoporre a ripresa).

Articolo 6. MODALITÀ DI REGISTRAZIONE – DIFFUSIONE¶

Salvo diversa disposizione motivata del Presidente, le riprese audio-video dei lavori oggetto delle sedute pubbliche di cui all’art. 5 AMBITO OPERATIVO per la relativa trasmissione via web dovranno essere integrali ed obiettive, senza tagli e/o salti di registrazione.

Nel corso della seduta, gli interventi di ciascun componente dell’organo istituzionale dell’Ente e degli altri soggetti che partecipano alle sedute istituzionali dovranno essere ripresi integralmente, chiaramente, senza commenti fuori campo né interruzioni e/o altri artifici e/o tecniche che alterino, anche parzialmente, il contenuto oggetto di registrazione.

I Rappresentanti degli Enti, durante i lavori del Consiglio, non possono in alcun modo impedire le riprese audio-video autorizzate ai sensi del presente regolamento, salvo quanto stabilito dall’Articolo 7 del presente regolamento.

Le videocamere preposte alla ripresa della seduta consiliare sono orientate in modo tale per cui il pubblico non venga possibilmente inquadrato, limitandosi a inquadrare esclusivamente lo spazio destinato alla seduta oggetto di ripresa ed ai componenti degli organi istituzionali che vi partecipano.

Articolo 7. LIMITI DI ESERCIZIO DELLE ATTIVITÀ¶

Al fine di prevenire l’indebita divulgazione dei dati sensibili e giudiziari, per tutelare la riservatezza dei soggetti presenti o che sono oggetto del dibattito, sono vietate le riprese audiovisive ogni qualvolta le discussioni consiliari abbiano per oggetto dati di tale natura o più in generale dati che presentino rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato.

Il Presidente nell’ambito delle competenze ad esso riconosciute per la gestione delle sedute del Consiglio, ha il potere di limitare la ripresa, a tutela delle persone presenti o oggetto di discussione, ed eventualmente di far sospendere le riprese, ove lo ritenga opportuno e nei casi in cui ritenga che le modalità di svolgimento dell’attività arrechino e/o possano arrecare pregiudizio al normale svolgimento della seduta consiliare i casi di sospensione delle attività di registrazione e diffusione della seduta dovranno comunque essere espressamente motivati.

Non potranno essere oggetto di ripresa audio-video le pause e le interruzioni delle sedute specificatamente autorizzate e motivate dal Presidente.

Articolo 8. ORGANO COMPETENTE IN TEMA DI RIPRESE AUDIO VIDEO DEI LAVORI¶

L’organo competente in tema di riprese audio-video dei lavori del Consiglio Comunale è Presidente. In tale veste egli:

vigila sul rispetto delle norme stabilite con il presente regolamento;
ha l’obbligo informare preventivamente tutti i partecipanti alle sedute dell’esistenza di videocamere, del loro utilizzo al fine di consentire la ripresa e la trasmissione via web della dirette delle sedute per gli scopi/finalità di cui al presente regolamento, dei canali attraverso i quali saranno diffusi e resi fruibili da parte del pubblico;
prima dell’avvio delle riprese è tenuto ad invitare i Consiglieri, gli Assessori e gli altri soggetti che partecipano alle sedute del Consiglio Comunale affinché, nel corso dei loro interventi, adottino le opportune cautele con riferimento all’obbligo del rispetto della tutela dei dati sensibili e giudiziari per i quali vige il rigoroso rispetto del principio di stretta necessità;
ha il potere di limitare la ripresa, a tutela delle persone presenti o oggetto di discussione ed eventualmente di far sospendere le riprese, nei casi in cui ritenga che le modalità di svolgimento dell’attività arrechino pregiudizio al normale svolgimento della seduta consiliare/assembleare.

I casi di sospensione delle attività di registrazione e diffusione della seduta dovranno essere espressamente motivati. Dell’autorizzazione o delle autorizzazioni rilasciate dal Presidente, il Segretario Generale o il suo sostituto, dovrà darne atto nel processo verbale della seduta.

Articolo 9. RICHIESTA DI AUTORIZZAZIONE ALLA RIPRESA¶

Fatte salve le riprese e la diffusione via web delle sedute consiliari effettuate direttamente dall’Ente e dai componenti degli Organi di indirizzo politico, i soggetti terzi che intendano eseguire l’attività di videoripresa e diffusione delle sedute pubbliche del Consiglio Comunale dovranno presentare apposita istanza di autorizzazione diretta al Presidente nella quale dovranno essere chiaramente evidenziate le modalità delle riprese, le finalità perseguite, e le modalità di trasmissione/diffusione.

Articolo 10. AUTORIZZAZIONE E DINIEGO¶

Il Presidente, raccolta la comunicazione, potrà rilasciare al soggetto che ne farà richiesta l’autorizzazione ad effettuare le riprese, salvo casi di manifesta irragionevolezza della domanda, alla quale seguirà espresso e motivato diniego.

Le domande dovranno essere presentate dagli interessati almeno 1 giorno lavorativo antecedente la data della seduta del Consiglio Comunale e sarà cura dell’Ufficio Segreteria trasmettere tempestivamente al richiedente, l’autorizzazione o il diniego debitamente sottoscritti dal Presidente.

L’autorizzazione comporta il consenso all’introduzione nell’aula delle apparecchiature di videoripresa, l’utilizzo di servizi ed il collegamento degli strumenti che dovranno in ogni caso avere ingombri e rumorosità tali da non arrecare disturbo al normale svolgimento dei lavori consiliari/assembleari.

I soggetti autorizzati alle riprese audiovisive si impegnano a non arrecare pregiudizio alcuno ai soggetti ripresi, a non utilizzare le immagini a scopo di lucro, a utilizzare il materiale registrato all’unico scopo per cui la ripresa è stata autorizzata, a non esprimere opinioni o commenti durante le riprese, a non manipolare artificiosamente il contenuto della ripresa in modo da renderla mendace o distorsiva rispetto all’essenza ed al significato delle opinioni espresse.

L’autorizzazione comporterà l’obbligo per il soggetto autorizzato di rispettare le norme del presente regolamento e, per quanto non espresso, tutta la normativa in materia di privacy, restando in ogni caso a carico dello stesso ogni responsabilità in caso di violazione delle norme richiamate.

Articolo 11. RIPRESE E DIFFUSIONE DELLE SEDUTE DEL CONSIGLIO COMUNALE/ASSEMBLEA IN VIDEO E AUDIO DA PARTE DI TESTATE GIORNALISTICHE ED EMITTENTI RADIO TELEVISIVE¶

La ripresa video-audio delle sole sedute consiliari pubbliche con finalità di informazione da parte di testate giornalistiche regolarmente registrate o di emittenti radio o televisive titolari di frequenze autorizzate, deve essere previamente autorizzata dal Presidente, al solo fine di garantire il diritto di cronaca costituzionalmente tutelato.

In tal caso, ogni responsabilità in ordine alla tutela e al trattamento alla conservazione e alla diffusione dei dati personali ed in particolare di quelli sensibili e giudiziari emergenti dalle riprese audio e video rimane nell’unica e piena responsabilità del responsabile legale della testata giornalistica o radio o televisiva per la quale le riprese delle sedute consiliari sono state effettuate, il tutto nel rispetto del Codice di deontologia giornalistica.

L’autorizzazione è concessa a titolo non oneroso e della circostanza il Presidente dà comunicazione ai presenti in sala nelle stesse modalità indicate all’Articolo 8.

Articolo 12. ESERCIZIO DEL DIRITTO DI CRONACA¶

La diffusione delle immagini e delle riprese, delle sedute consiliari da parte di testate giornalistiche, deve ritenersi in generale consentita, anche senza il consenso degli interessati, sulla base di quanto disposto dagli artt. 136 e ss. D. Lgs. n.196/2003 e dal Codice di deontologia relativo al trattamento dei dati personali nell’esercizio del diritto di cronaca giornalistica, ai quali il presente Regolamento opera espresso rinvio.

Al giornalista è consentito esprimere eventuali opinioni o commenti durante le riprese televisive, senza arrecare disturbo ai lavori consiliari/assembleari, rappresentando anche tale facoltà una modalità di espressione del diritto di libertà di manifestazione del pensiero tutelato dall’art. 21 della Costituzione e dall’art. 6, comma 3, del Codice deontologico di cui al comma precedente.

In osservanza della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali è, in ogni caso, riconosciuta agli interessati – il Consiglio comunale, nella persona del Presidente, o, eventualmente, anche dei singoli componenti – la facoltà di esercitare, direttamente presso la testata giornalistica, alcuni diritti a tutela dei dati trattati, ivi compreso quello di prendere visione delle riprese effettuate durante le sedute consiliari.

Articolo 13. NORME DI RINVIO¶

Per quanto non espressamente disciplinato nel presente Regolamento, si applicano le disposizioni di cui al codice in materia di protezione dei dati personali e, per la parte ad esso attinente, del Regolamento dell’Ente per la disciplina delle modalità di esercizio del diritto di accesso a documenti amministrativi e del Regolamento di organizzazione e funzionamento del Consiglio Comunale.

Articolo 14. ENTRATA IN VIGORE¶

La presente disciplina avrà efficacia dall’intervenuta esecutività della relativa deliberazione consiliare di approvazione.

Regolamento Albo Pretorio Online¶

Art. 1 - Oggetto del Regolamento¶

Il presente Regolamento disciplina l’istituzione, l’organizzazione e la gestione dell’Albo pretorio online (di seguito per brevità “Albo online”) del Comune di Gioia del Colle (di seguito per brevità “Amministrazione”) ai sensi e per gli effetti dell’art. 32 della Legge 18/06/2009, n. 69 e successive modifiche e integrazioni e dell’art. 54, comma 4-bis del D.Lgs. 82/2005 e successive modifiche e integrazioni.

Il servizio per la tenuta dell’Albo online sostituisce il servizio reso mediante l’affissione di atti cartacei negli spazi dell’Albo pretorio cartaceo.

Art. 2 - Istituzione e struttura dell’Albo online¶

L’Albo online è istituito con il presente Regolamento ed è costituito da un’area del sito web istituzionale dell’Amministrazione, reperibile all’indirizzo www.comune.gioiadelcolle.ba.it denominata “Albo pretorio online” in cui sono pubblicati atti e provvedimenti adottati dall’Amministrazione o da soggetti terzi, per le finalità individuate nell’articolo 3 del presente Regolamento.

L’Albo online è accessibile agli utenti mediante un link presente nella homepage del sito web istituzionale dell’Amministrazione.

Al fine di facilitare l’accessibilità, l’Albo online è suddiviso in sezioni e sotto-sezioni corrispondenti alle diverse tipologie di atti pubblicati. La sua struttura, le dimensioni e la disposizione, nonché le modalità di accesso, sono tali da consentire un’agevole e integrale conoscenza dell’intero contenuto dei documenti pubblicati.

Il sito web istituzionale dell’Amministrazione soddisfa i requisiti tecnici e giuridici imposti dalla normativa vigente in materia di accessibilità e usabilità dei siti web delle pubbliche amministrazioni. L’Albo online, pertanto, essendo attivato nel suo ambito, garantisce a tutti, anche alle persone diversamente abili, l’accesso e la consultazione dei documenti in esso pubblicati.

Nell’ottica dei principi di semplificazione, trasparenza e razionalizzazione dei procedimenti amministrativi, l’Amministrazione in associazione con altri enti locali può istituire un albo pretorio online unico, strutturato in sezioni e sotto-sezioni corrispondenti alle diverse tipologie di atti pubblicati, su cui pubblicare gli atti e provvedimenti che necessitano di ampia diffusione territoriale.

Presso gli uffici dell’Amministrazione è allestito un servizio per l’accesso assistito all’Albo online, fruibile da chi, per qualunque motivo, non ha la capacità o gli strumenti per consultarlo autonomamente.

Art. 3 – Funzione dell’Albo online¶

La pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi nell’Albo online è finalizzata a fornire presunzione di conoscenza legale degli stessi, a qualunque effetto giuridico specifico essa assolva (pubblicità notizia, dichiarativa, costitutiva, integrativa dell’efficacia, ecc.). Sono soggetti, quindi, alla pubblicazione all’Albo online tutti gli atti e i documenti per i quali la legge o il presente Regolamento ne prevedano l’adempimento. Tali atti possono essere interni all’Amministrazione, provenire da enti esterni oppure da soggetti privati.

Non sono soggetti alla pubblicazione all’Albo online gli atti e i documenti per i quali l’adempimento non produce effetti legali. La pubblicità da eseguire in osservanza del principio di trasparenza amministrativa e del diritto di informazione relativamente alle attività e ai servizi della pubblica amministrazione è garantita in altre sezioni del sito web istituzionale dell’Amministrazione ed eventualmente anche mediante affissione, in forma cartacea, in appositi spazi informativi.

Nell’allegato A al presente Regolamento, sono elencati, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, le tipologie di atti da pubblicare all’Albo online con le relative finalità e tempi di pubblicazione.

Art. 4 – Tutela dei dati personali¶

Fermo restando il divieto di diffusione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, la pubblicazione all’Albo online di atti e documenti avviene nel rispetto dei principi di proporzionalità e di adeguatezza, nonchè di indispensabilità dei dati rispetto allo scopo della pubblicazione, secondo una valutazione da svolgersi in concreto e caso per caso.

Per i documenti contenenti dati sensibili o giudiziari, secondo la definizione fornita dal D.Lgs. 196/2003, ai fini della pubblicazione è valutata in concreto la indispensabilità dei dati da diffondere rispetto alla finalità della pubblicazione.

Ciascun responsabile di procedimento valuta il rispetto dei principi di necessità, pertinenza, non eccedenza e completezza dei dati personali rispetto alla finalità della pubblicazione, provvedendo alla redazione della proposta di atto e dell’esemplare da pubblicare all’Albo online, garantendo in ogni caso la corretta protezione dei dati personali, mediante il ricorso ad uno dei criteri previsti al successivo comma 4, oggetto di motivazione.

Al fine di garantire la protezione dei dati personali, il responsabile di procedimento, all’esito dell’analisi di proporzionalità e indispensabilità dei dati rispetto alle finalità, redige l’esemplare dell’atto da pubblicare utilizzando uno dei seguenti criteri:

cifratura dei dati identificativi, mediante indicazione delle sole iniziali del soggetto interessato, nelle ipotesi in cui si voglia far conoscere l’oggetto del provvedimento, tutelando l’identità del diretto interessato;
utilizzo di omissis, al fine di garantire la protezione dei dati personali;
predisposizione di un allegato riservato, contenente i dati personali, che siano eccedenti ovvero non indispensabili ai fini della pubblicazione.

I documenti pubblicati all’Albo online sono redatti e pubblicati in modo che sia impedita la loro indicizzazione da parte di motori di ricerca esterni al sito dell’Amministrazione, sia durante il periodo di pubblicazione sia successivamente. Questo per impedire l’indiscriminata e incondizionata reperibilità dei dati personali in internet, nonché per evitare la “decontestualizzazione del dato” estrapolandolo dal sito web e dal documento in cui è contenuto.

I documenti sono pubblicati all’Albo online nel rispetto dei limiti temporali individuati dalle disposizioni normative di riferimento e indicati nell’allegato B. Trascorso tale periodo sono rimossi dall’Albo per garantire il diritto all’oblio degli interessati. Tuttavia, qualora tali documenti siano rilevanti ai fini della trasparenza amministrativa e del diritto di informazione relativamente alle attività e ai servizi della pubblica amministrazione, è garantita la loro pubblicazione in altre sezioni del sito web istituzionale dell’Amministrazione.

Al fine di ridurre il rischio di riproduzione e riutilizzo dei contenuti informativi in ambiti e contesti differenti, l’Albo online dell’Amministrazione è realizzato con una soluzione tecnologica che ostacola le operazioni di duplicazione massiva dei documenti in esso pubblicati mediante l’utilizzo di software e programmi automatici.

L’Amministrazione garantisce che i documenti informatici pubblicati all’Albo online siano conformi e corrispondenti agli atti e provvedimenti amministrativi originali. A tale scopo, nella loro formazione si adottano misure volte a prevenire cancellazioni, modifiche, alterazioni o decontestualizzazioni dei dati in essi contenuti.

Art. 5 – Formazione dei documenti da pubblicare all’Albo online¶

La formazione degli atti e dei documenti da pubblicare all’Albo online tiene conto della necessità di tutelare il diritto alla riservatezza dei dati personali, bilanciando l’osservanza del principio della trasparenza dell’azione amministrativa con il rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza dei dati. A tal fine, si adottano gli accorgimenti di cui al precedente articolo 4, comma 4.

La responsabilità della formazione e redazione degli atti e dei documenti da pubblicare all’Albo online, sotto il profilo amministrativo, giuridico e della tutela dei dati personali, è attribuita alle strutture organizzative competenti per funzioni e materia.

Il formato elettronico dei documenti informatici prodotti dall’Amministrazione:

garantisce la non alterabilità del documento durante le fasi di accesso e conservazione;
assicura l’immutabilità nel tempo del contenuto e della forma;
è aperto, standard e documentato;
è affidabile, accurato e usabile;
è indipendente dall’ambiente tecnologico utilizzato per la rappresentazione a livello utente;
è conforme alla normativa vigente e alle indicazioni tecniche emanate da DigitPA.

In nessun caso i documenti informatici prodotti dall’Amministrazione contengono macroistruzioni o codice eseguibile tali da modificarne il contenuto.

Al fine di prevenire il rischio di cancellazioni, modifiche, alterazioni o decontestualizzazioni dei dati contenuti negli atti e documenti pubblicati all’Albo online, questi sono sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale, conforme alla normativa vigente, compatibilmente con gli strumenti in uso presso l’Amministrazione. Fanno eccezione gli atti deliberativi dell’Amministrazione e gli altri atti amministrativi (determinazioni, decreti e ordinanze) la cui pubblicazione viene gestita in modo automatico dal software gestionale dedicato alla tenuta dell’Albo online, di cui al successivo articolo 9 comma 1.

Ai documenti informatici pubblicati all’Albo online è associato un riferimento temporale opponibile a terzi che, ai sensi della normativa vigente, assicura il mantenimento nel tempo della valenza giuridica delle firme ad essi apposte.

Art. 6 – Pubblicazione di atti e documenti per conto di altri soggetti¶

L’Amministrazione consente la pubblicazione all’Albo online istituito sul proprio sito istituzionale di atti e documenti di enti e organismi terzi.

L’Amministrazione non assume alcuna responsabilità in merito al contenuto degli atti e documenti di cui al comma 1, anche e soprattutto con riferimento alla tutela della riservatezza dei dati personali, che costituiscono obblighi gravanti sull’ente che ne richiede la pubblicazione.

Se i documenti di cui al comma 1 sono prodotti su supporto informatico, questi devono essere trasmessi all’Amministrazione con una soluzione tecnologica che ne garantisca l’integrità, l’immodificabilità e la provenienza. In ogni caso, per questa tipologia di atti e documenti, si applicano le regole di cui al precedente articolo 5.

Art. 7 – Responsabilità della pubblicazione all’Albo online¶

La responsabilità della pubblicazione degli atti e documenti è attribuita all’ufficio che gestisce l’Albo online che assicura:

la digitalizzazione degli atti e documenti prodotti su supporto analogico, in conformità alla normativa vigente;
la pubblicazione all’Albo online dei documenti informatici originali e di quelli risultanti dal processo di digitalizzazione di cui al punto a;
la gestione del registro delle pubblicazioni;
l’invio del referto all’ufficio o ente proponente.

La responsabilità dei contenuti degli atti e dei documenti soggetti a registrazione è totalmente degli uffici che li producono, ovvero degli enti o organismi esterni che ne richiedono la pubblicazione all’Albo online dell’Amministrazione.

Art. 8 – Dati di contesto¶

Le informazioni minime necessarie per la pubblicazione di un documento all’Albo online dell’Amministrazione sono:

Tipologia del documento
Oggetto del documento
Estremi del documento
Ente/ufficio che ne richiede la pubblicazione
Testo del documento
Periodo di pubblicazione
Indicazione di eventuali misure di limitazione e qualificazione dell’accesso
Numero degli allegati
Descrizione degli allegati, con l’indicazione di eventuali parti cartacee non digitalizzabili

Art. 9 – Modalità e tempi di pubblicazione¶

Per la pubblicazione dei documenti all’Albo online, la produzione del registro delle pubblicazioni di cui al successivo articolo 10 e l’esecuzione di ogni altra operazione inerente alla tenuta dell’Albo pretorio, l’Amministrazione utilizza un software gestionale dedicato che garantisce l’univoca identificazione degli utenti, il tracciamento e la memorizzazione delle operazioni eseguite da ciascun utente, la gestione sicura e affidabile delle registrazioni relative ai documenti pubblicati.

La pubblicazione degli atti, a seconda delle finalità, avviene secondo una delle forme di seguito individuate:

integralmente;
per estratto;
mediante avviso di adozione di un atto.

La pubblicazione ha una durata corrispondente al tempo stabilito dalle singole disposizioni di legge e viene riportata nell’allegato B.

La pubblicazione avviene per giorni interi, naturali e continuativi, comprese le festività civili.

La durata della pubblicazione ha inizio nel giorno della materiale affissione e fine il giorno precedente a quello della materiale defissione del documento informatico.

Alla scadenza dei termini di cui al comma 3, gli atti già pubblicati non sono più visionabili all’Albo online, ma sono consultabili, per il completo esercizio del diritto di accesso, presso l’ufficio che li detiene, ovvero presso l’ente che ne ha richiesto la pubblicazione. Sono eventualmente consultabili anche in altre sezioni del sito web istituzionale dell’Amministrazione.

Durante il periodo di pubblicazione sono vietate la sostituzione e/o modificazione dei contenuti dei documenti. In caso di errori materiali o di omissioni, la pubblicazione del documento, con atto motivato del responsabile del provvedimento, deve essere annullata e ciò deve essere evidenziato sia sul documento sia nell’apposita sezione dell’Albo online. Qualora tale documento sia sostituito con il documento corretto, il computo dei giorni di pubblicazione ricomincia a decorrere ex novo.

Su motivata richiesta scritta dell’ufficio competente, la pubblicazione può essere interrotta. Tale evento deve essere annotato sia sul repertorio sia sul documento, unitamente agli estremi del soggetto che l’ha disposto e del soggetto che ha eseguito l’interruzione.

L’Albo online deve essere accessibile in tutti i giorni dell’anno. Eventuali interruzioni, determinate da cause di forza maggiore o da manutenzioni delle infrastrutture tecnologiche e dei programmi necessari ed indispensabili per il corretto funzionamento del sito web istituzionale e/o dell’Albo online, comportano l’attivazione di sistemi informatici sostitutivi e la sospensione del computo del tempo di pubblicazione.

Art. 10 – Registro delle pubblicazioni¶

Gli atti e documenti pubblicati all’Albo online sono annotati nel registro delle pubblicazioni dove, per ciascuno di essi, si riportano almeno i seguenti dati: ente/ufficio richiedente, oggetto del documento, data iniziale e finale della pubblicazione.

Il registro delle pubblicazioni è unico e la responsabilità della sua corretta tenuta è attribuita la responsabile dell’ufficio che gestisce l’Albo online.

Art. 11 – Archiviazione e conservazione di atti e documenti pubblicati¶

Gli atti e i documenti pubblicati all’Albo online sono documenti informatici e, pertanto, sono archiviati e conservati con le modalità previste dalla normativa vigente in materia di archiviazione ottica sostitutiva e conservazione digitale, compatibilmente con gli strumenti in uso presso l’Amministrazione.